So wechselst du dein E-Mail-Marketing-Tool

Alles, was du wissen musst, BEVOR du loslegst.

Okay, du denkst über einen Wechsel deines E-Mail-Tools nach, weil …

• Du hast sehr schlechte Dinge über dein aktuelles Tool gehört.
• Du hast sehr gute Dinge über ein anderes gehört.
• Es gibt ein günstigeres.
• Es gibt ein anderes mit mehr Funktionen.
• Es gibt ein anderes mit mehr Funktionen, die du tatsächlich brauchst.
• Die Zustellbarkeit deines aktuellen Tools könnte besser sein.
• Du hast auf LinkedIn gelesen, dass ein erfolgreicher Onlineshop Shopify mit Klaviyo verwenden muss.
• …

Nun, meiner Meinung nach rechtfertigen nur die Zustellbarkeit und der Bedarf an bestimmten Funktionen für sich allein einen Wechsel des E-Mail-Marketing-Tools.

Und jetzt erkläre ich dir die Gründe:

Im Video:

Und ausführlicher gleich im Text.

Warum du das Tool (nicht) wechseln solltest

Wenn du E-Mail-Marketing auch nur halbwegs ernsthaft betreibst, ist ein Toolwechsel keine Kleinigkeit.

Er erfordert eine Reihe von Schritten und Ressourcen, an die du anfangs vielleicht gar nicht gedacht hast. Und die du kennen solltest, bevor du eine Entscheidung triffst.

Vor allem, wenn es um ein E-Mail-Marketing-Tool für den E-Commerce geht, denn die dafür benötigten Funktionen sind deutlich umfangreicher als bei einem Dienstleistungsunternehmen oder einer Person, die eine persönliche Marke aufbaut und ihrer Liste täglich oder wöchentlich eine E-Mail sendet.

Deshalb kann ein Wechsel zunächst vorteilhaft erscheinen. Sobald du jedoch verstehst, was alles dazugehört, siehst du die Sache vielleicht anders: Vielleicht bleibst du doch beim bisherigen Tool. Oder du findest einen Weg, damit es genau das tut, was du brauchst.

Bei der Zustellbarkeit gibt es allerdings keinen Ausweg. Hier sind manche Tools tatsächlich besser als andere. Abgesehen von guten und schlechten Praktiken auf deiner Seite, natürlich.

Deshalb zeige ich dir in diesem Artikel alle Schritte, die du bei einem Wechsel gehen musst. Danach entscheidest du selbst.

Übrigens: Wenn du gerade erst mit E-Mail-Marketing beginnst, solltest du sehr genau überlegen, wo du jetzt stehst und wo du in einem Jahr sein möchtest. Wenn du diesen Kanal ernst nimmst — und das solltest du —, ist es besser, von Anfang an für ein skalierbares Tool zu bezahlen, als kostenlos zu starten und später migrieren zu müssen.

Du bist gewarnt.

Falls du dich noch in dieser Anfangsphase befindest, lohnt sich vielleicht ein Blick in diesen Leitfaden, denn er kann dir Orientierung und Ideen dafür geben, wie du den Kanal in einem Onlineshop aufbauen kannst.

Worauf meine Meinung beruht: ein wenig Geschichte

Bevor ich mit den einzelnen Prozessschritten beginne, möchte ich erklären, warum ich glaube, dir dazu Ratschläge geben zu können.

Wenn du mich bereits kennst, kannst du diesen Abschnitt problemlos überspringen. Falls du neu hier bist: Ich versende E-Mails, seit ich 2008 im Marketing angefangen habe.

Seitdem hatte ich genug Zeit, mit vielen verschiedenen Tools zu arbeiten:

1. Angefangen habe ich mit Outlook auf dem Desktop. Dabei kopierte ich E-Mail-Adressen aus Excel-Datenbanken und fügte sie ins BCC-Feld ein. So hatte man es mir im Unternehmen beigebracht, und so machte ich es. Spoiler: Heute solltest du das auf keinen Fall mehr tun.
2. Im nächsten Unternehmen arbeiteten wir mit einem anderen Desktop-Tool für Massenversand. An den Namen erinnere ich mich nicht mehr. Man musste jedoch das im Hosting gebuchte Versandlimit pro Stunde berücksichtigen, denn bei einer Überschreitung sperrte der Hoster das Konto. Auch das ist heute völlig überholt.
3. Das nächste Tool, das ich bereits bei TiendAnimal nutzte, war PHPList. Eine Open-Source-Online-Software, die man auf dem eigenen Server einrichtete und zum Versenden nutzte. Die Umstellung war erheblich, insbesondere wegen der mit dem CMS synchronisierten Listen und der Serverreputation.
4. Einige Jahre später, als die Funktionen nicht mehr ausreichten, wechselten wir zu Return On Mail. Dieses Tool war die Software eines Start-ups, das einem der Berater gehörte, die das Unternehmen vor dem Verkauf geprüft hatten. Idee und Ansatz waren zwar gut, aber das Produkt war noch sehr, sehr unausgereift. Nach einer „komplexen“ Einrichtung — vorsichtig formuliert — war klar, dass es nicht zu uns passte, also …
5. Wir wechselten zu Splio. Der Prozess fiel genau in die Zeit, in der ich das Unternehmen verließ. Über die Erfassung der technischen und geschäftlichen Anforderungen für die Integration hinaus — inzwischen ging es um ernsthafte Plattformen mit Millionen täglichen Sendungen — gab ich alles an den Tech Lead meines Teams weiter und war ehrlich gesagt kaum noch beteiligt. Deshalb weiß ich nicht genau, wie es lief, vermute aber, dass es gut ging, denn die Plattform blieb mehrere Jahre im Einsatz.
6. Währenddessen starteten wir bei Yo pongo el hielo mit MailRelay, das für uns ziemlich gut funktionierte. Bis unser Konto von einem Tag auf den anderen auf ausgesprochen unfreundliche Weise geschlossen wurde.
7. Wir mussten sehr schnell auf ein anderes Tool migrieren. Unsere Wahl fiel damals auf Sendy, eine Software, die auf dem eigenen Server installiert wird und E-Mails über Amazon S3 zu lächerlich niedrigen Kosten verschickt.
8. Parallel zu diesen Tools für den Massenversand testeten wir zunächst CartsGuru, für die Warenkorbwiederherstellung und danach Connectif für die gesamte Marketing-Automatisierung. Letzteres war besser als das erste, doch am Ende …
9. entwickelten wir unsere eigene interne Lösung für die Automatisierung. Sie griff direkt auf die CMS-Datenbank zu und versendete über die Amazon-Server, auf denen Sendy eingerichtet war. Dieses System verwenden wir bis heute.
10. Für mein persönliches Geschäft begann ich mit MailRelay, weil wir bei Yo pongo el hielo damals zufrieden damit waren und ich mit der Bedienung vertraut war. Es schien daher logisch, dabei zu bleiben. Allerdings verschickte ich zu jener Zeit kaum E-Mails, weshalb die Zustellbarkeit hoch war.
11. In den vergangenen zwei Jahren ist die Zustellbarkeit jedoch mit der steigenden Zahl meiner E-Mails stark gesunken. Sehr stark. Daher bleibt mir nichts anderes übrig, als zu migrieren. Meine Wahl fiel auf Acumbamail.
12. Der Grund: Bei meiner Beratungsarbeit konnte ich die Kennzahlen sehr großer Unternehmen mit riesigen Versandmengen ebenso sehen wie die kleinerer Firmen, die ebenfalls einiges verschicken. Unternehmen mit Brevo, , Probance, Hubspot, , SalesManago… und Acumbamail. Letzteres hatte die beste Zustellbarkeit. Da ich gerade mitten in der Migration stecke, dachte ich, dass ein Artikel darüber für dich nützlich sein könnte.
13. Übrigens habe ich noch einige weitere Plattformen genutzt. Aus dem Gedächtnis: MailChimp sowohl bei Lowi als auch für einige Kunden. Ich habe mich damit nie wirklich wohlgefühlt und finde es nicht günstig, weshalb ich es nur selten empfehle.
14. Außerdem habe ich MailerLite bei Círculo Copy genutzt und für weitere Kunden eingerichtet. Dieses Tool gefällt mir deutlich besser.

Du siehst also: Ich habe nicht übertrieben, als ich sagte, dass ich viele Tools verwendet und die Migrationen zwischen ihnen „genossen“ habe.

Deshalb kenne ich die nötigen Schritte sehr genau und werde sie dir jetzt endlich erklären.

Schritte zur Migration deiner E-Mail-Plattform

Du solltest wissen, dass ich den Prozess auf einer „hohen Ebene“ erkläre. Ich gehe also nicht auf konkrete Konfigurationen oder Einzelfälle ein.

Nein, denn dies ist keine detaillierte Anleitung. Vor allem deshalb, weil es unendlich viele Migrationsszenarien gibt — zwischen zwei bestimmten Tools, von mehreren Tools zu einem, von einer All-in-one-Lösung zu mehreren … — und der Ablauf jeweils etwas anders ist.

Dieser Artikel ist eher ein Orientierungsleitfaden mit zwei Zielen:

1. Du sollst verstehen, was eine Migration alles umfasst.
2. Wenn du sie angehst, sollst du genau wissen, welche Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind.

Außerdem wiederhole ich, was ich oben gesagt habe: Das E-Mail-Marketing-Tool für ein E-Commerce-Unternehmen mit physischen oder digitalen Produkten hat fast nichts mit dem Tool für ein Dienstleistungsunternehmen oder eine persönliche Website gemeinsam.

Die benötigten Funktionen unterscheiden sich vollkommen.

Trotzdem teilen sie viele Prozessschritte, während andere nur bei bestimmten Geschäftsmodellen vorkommen. Das kennzeichne ich jeweils im Titel des Schritts.

Außerdem halte ich es für sinnvoll, diese Schritte in drei Gruppen einzuteilen:

1. Die Schritte, die du vor Beginn der Migration erledigen musst.
2. Die Schritte, die sich auf die eigentliche Migration beziehen.
3. Die Schritte, die du nach der Migration erledigen musst.

Das ist wichtig, denn die Schritte der ersten Gruppe sind unverzichtbar: Sie funktionieren wie eine Ampel, die grünes Licht für die Fortsetzung des Prozesses gibt.

Wenn du sie vergisst, könntest du schon bald bereuen, diesen Weg begonnen zu haben.

Schritte vor Beginn der Migration

Wenn du also zu dem Schluss kommst, dass ein Plattformwechsel notwendig ist, musst du:

#1. Versandvolumen und Kosten berechnen

Dieser erste Schritt ist offensichtlich: Berechne dein aktuelles — oder geplantes — Versandvolumen, um die Kosten des bisherigen Tools mit denen des neuen vergleichen zu können.

Damit befinden wir uns bereits auf der Kostenebene.

Ich empfehle nicht, den zusätzlichen Umsatz zu schätzen, denn dafür weißt du noch viel zu wenig: Du kennst weder den Verlauf der Migration noch die Zahl der verlorenen Kontakte oder den konkreten Zugewinn bei der Zustellbarkeit.

#2. Variablen prüfen (für E-Commerce unverzichtbar)

Bei einem persönlichen Newsletter oder einem Dienstleistungsunternehmen reichen E-Mail-Adresse und Name — manchmal sogar ohne Name — vollkommen aus. Das kann jedes E-Mail-Tool.

Bei einem E-Commerce-Unternehmen können jedoch sehr viel mehr Variablen im Spiel sein:

• Anzahl der getätigten Käufe.
• Wert der Käufe.
• Kaufdatum.
• Erworbene Produkte.
• Bevorzugte Produkt- oder Dienstleistungskategorie.
• Datum der Websitebesuche.
• Kundentyp.
• Demografische Variablen (Geschlecht, Alter).

Wenn du migrieren möchtest und diese Variablen auf deiner aktuellen Plattform nutzt, musst du sicherstellen, dass sie auch im neuen Tool verfügbar sind.

#3. Funktionen überprüfen

Bei einem persönlichen Newsletter würde ich vor allem auf Automatisierungen achten, etwa darauf, ob ein Abonnent nach dem jeweiligen Funnel automatisch der Gruppe „tägliche E-Mail“ hinzugefügt wird.

Nicht alle Tools erledigen das automatisch. Dann ist manuelle Arbeit nötig oder du musst Automatisierungen mit Drittanbieter-Tools bauen.

Bei einem E-Commerce-Unternehmen ist das erheblich wichtiger, da wahrscheinlich automatisierte Abläufe für abgebrochene Warenkörbe, Erstkäufe, Zweitkäufe, inaktive Kunden und Ähnliches existieren.

Hier musst du unbedingt prüfen, ob sich diese Abläufe nachbauen lassen und wie schwierig das ist.

Je nach bestehendem Setup kann das ein SEHR starkes Argument gegen eine Migration sein. Oder ein Grund, die erforderlichen Arbeitsstunden einzukalkulieren. Oder beide Tools parallel zu nutzen, während du integrierst und Funktionen schrittweise überträgst.

#4. Nach dem Integrationsprozess fragen

Bei persönlichen Newslettern oder Dienstleistungsunternehmen ist das wieder überschaubar: Einige Formulare auf der Website müssen auf das neue Tool umgestellt werden.

Bei Onlineshops kann die Integration wegen der vielen Variablen jedoch komplex sein. Muss sie aber nicht.

Manchmal genügt ein einfaches CMS-Modul. Oder ein CSV-Import.

In anderen Fällen ist Entwicklungsarbeit nötig, damit das neue Tool die erforderlichen Informationen erhält.

Kläre, wer den Integrationsaufwand trägt: du oder das Team des E-Mail-Anbieters.

Schritte für die Migration einer E-Mail-Marketing-Plattform

Wenn du nach der Analyse aller vorherigen Punkte weiterhin überzeugt bist, wechseln zu müssen, gehst du so vor.

#5. Das neue Tool buchen

Auch das ist offensichtlich.

Jetzt musst du die beste Option finden: Kosten nach Versandmenge, fester Monatsplan, Jahresplan, Lifetime-Plan mit oder ohne Skalierungsmöglichkeit …

Je nach Projekt können diese Tools teuer sein. Die Splio-Lizenz für ein Jahr bei TiendAnimal kostete meines Wissens 35.000 Euro.

Auch dein Cashflow spielt eine Rolle: Einen Jahresplan musst du im Voraus bezahlen, während du einen teureren Monatsplan Monat für Monat begleichen kannst.

Diese Entscheidungen musst du jetzt treffen.

Ich bin ein großer Fan von Lifetime-Plänen, weil man damit viel Geld spart. Dafür besteht das Risiko, dass die Plattform irgendwann ihren Dienst einstellt und der Kauf — je nach Zeitpunkt — am Ende doch nicht die wirtschaftlichste Option war.

#6. Integration (nur E-Commerce)

Wie zuvor erwähnt: Du musst prüfen, wie das E-Mail-Tool die erforderlichen Kundendaten abruft. Möglich sind ein CMS-Modul, Dateiimporte über Endpoints oder FTP, eine API für das ERP …

Es gibt viele Wege, manche einfacher als andere.

#7. DNS-Einträge und Anti-Spam-Verifizierung konfigurieren

In allen Fällen musst du:

1. Deine Domain im E-Mail-Tool registrieren.
2. SPF, DKIM und DMARC verifizieren. Das erfolgt über DNS-Einträge auf deinem Server oder CDN, zum Beispiel Cloudflare.
3. Anschließend prüfen wir, ob alles korrekt eingetragen wurde und die wichtigsten ESPs (Gmail, Amazon, Outlook, Yahoo …) die Einträge validieren.

Dieser Schritt ist unverzichtbar, um deren Anti-Spam-Filter zu passieren.

#8. Automatisierungen nachbauen

Wie oben erwähnt, kann dieser Schritt je nach bestehendem Setup sehr lang oder recht kurz ausfallen.

Das neue Tool muss genau dasselbe tun wie das alte.

Wenn das alte Tool wenig tat, ist dieser Schritt kurz. Wenn es viel tat, ist er wahrscheinlich der längste von allen.

#9. E-Mail-Design nachbauen

Beginne mit der Bestätigungsmail für das Abonnement — dem Double-Opt-in.

Danach wählst du ein Template und ergänzt einen Footer mit Rechtstexten und Abmeldelink.

Diese beiden Punkte gelten immer.

Bei einem Onlineshop musst du zusätzlich sicherstellen, dass das neue Tool alle Daten erfassen und anzeigen kann, die das alte dargestellt hat:

• Produktname.
• Bild.
• Durchgestrichener Preis.
• Angebotspreis.
• Badge.
• Kostenloser Versand oder andere Produktaktionen.

Dieser Schritt läuft meist so automatisch ab, dass wir ihn für selbstverständlich halten. Das ist er jedoch nicht immer. Prüfe ihn deshalb gründlich vor dem Wechsel.

Im schlimmsten Fall kannst du das alte Template übernehmen und lediglich die Variablen des neuen Tools einsetzen, um das Design nachzubauen.

#10. Websiteformulare ändern

Zuerst musst du alle Formulare finden, die geändert werden müssen.

Danach erstellst du bei einfachen Implementierungen neue Formulare im Tool oder passt bei komplexeren Implementierungen die bestehenden so an, dass sie auf die neue Plattform verweisen.

Der Zeitaufwand hängt wieder von der Anzahl der Formulare auf deiner Website ab. Bei einer persönlichen Seite wie der von Isra Bravo geht es schnell, weil es nur eines gibt.

Bei einem Onlineshop hast du wahrscheinlich mehr:

• Popup.
• Fußleiste.
• Kundenbereich.
• Checkout.
• …

Die Erstellung der Formulare und alles, was damit zusammenhängt, unterscheidet sich erheblich von Tool zu Tool: Erfolgsmeldungen, Double-Opt-in-E-Mail und Bestätigungsseiten werden jeweils anders konfiguriert.

Schon die Frage, ob ein Tool in bestimmten Feldern oder E-Mails HTML oder nur Text zulässt, kann deinen bisherigen Ablauf vollständig verändern.

Wenn du mehrere Formulare hast, dauert es, alles im neuen Tool nachzubauen.

Nach der Umstellung ist es schließlich Zeit, im Produktivsystem zu prüfen, ob alle Funnel funktionieren, indem du dich bei jedem mit einer anderen E-Mail-Adresse registrierst und die eingehenden Nachrichten kontrollierst. Dafür kannst du diesen Trick nutzen.

#11. Abonnenten migrieren

Dieser Schritt muss gleichzeitig mit dem vorherigen erfolgen, damit die Datenbanken des alten und neuen Tools möglichst genau synchron bleiben.

Dazu musst du vorher Fragen wie diese geklärt haben:

• Was mache ich mit abgemeldeten Nutzern? Setze ich sie auf die Sperrliste? Hat mein neues Tool eine Liste oder Gruppe für Abmeldungen?
• Was mache ich mit Nutzern ohne Double-Opt-in? Gemeint sind Personen, die sich angemeldet, aber den Bestätigungslink nicht angeklickt haben — vielleicht weil die Nachricht im Spam landete. Importiere ich sie als bestätigt? Sende ich eine Bestätigungsmail? Eine Erklärung mit Abmeldelink? Oder importiere ich sie gar nicht?
• Was mache ich mit Listen/Gruppen? Ist es sinnvoll, dieselben beizubehalten? Wie importiere ich die Nutzer in jede Gruppe: schon beim ersten Import oder später über weitere CSV-Dateien?

Schritte nach der Migration

Nach Abschluss der eigentlichen Migration ist deine Arbeit noch nicht beendet. Einige Aufgaben bleiben offen.

#12. Rechtstexte aktualisieren

Nach der DSGVO musst du in deiner Datenschutzerklärung angeben, dass du personenbezogene Daten mit der neuen E-Mail-Plattform teilst.

Wenn neue Cookies hinzukommen, musst du das außerdem in der Cookie-Richtlinie erwähnen.

#13. Abmeldungen verwalten

Dabei sind zwei Details zu beachten:

Erstens werden auch nach der Migration weiterhin Abmeldungen im alten Tool eingehen, weil Nutzer auf Links in älteren E-Mails klicken. Deshalb musst du einen Prozess festlegen — automatisiert oder manuell —, mit dem Abmeldungen aus dem alten Tool nach der Migration in die neue Plattform übertragen werden.

Wenn dein System mehrere Versandtools verwendet — im E-Commerce ist etwa ein Tool für Massenmailings und ein anderes für Marketing-Automatisierung üblich —, musst du außerdem ein System entwickeln, um Abmeldungen zu synchronisieren, sodass eine Abmeldung in einem Tool automatisch in allen anderen übernommen wird.

#14. Mit dem Versand beginnen

Je nach Tool und Zahl deiner Abonnenten kannst du vielleicht schon am nächsten Tag an die gesamte Liste senden. Möglicherweise musst du aber zunächst den Server aufwärmen.

E-Mail-Server besitzen eine Reputation. Je höher sie ist, desto stärker vertrauen ihnen große ESPs und desto wahrscheinlicher landen deine E-Mails im Posteingang oder im Werbe-Tab statt im Spam.

Ein Server kann nicht an einem Tag gar nichts und am nächsten plötzlich 200.000 E-Mails senden. Genau das tun Spammer. Und die ESPs blockieren solche Server.

Du musst die Versandmenge stattdessen Tag für Tag schrittweise erhöhen, zum Beispiel:

1. 3.000.
2. 6.000.
3. 10.000.
4. 15.000.
5. 23.000.
6. 35.000.
7. 50.000.
8. 70.000.
9. 100.000.
10. 140.000.
11. 200.000.
12. …

Verstanden, oder?

Die ersten E-Mails sollten außerdem an deine aktivsten Abonnenten gehen: an diejenigen, die jede Nachricht öffnen und auf Links klicken.

So legitimieren wir unseren Versand nach und nach in den Augen der ESPs und der Server gewinnt an Autorität.

#15. Zustellbarkeit messen

Auch das ist offensichtlich: Einer der entscheidenden Punkte bei einer Migration ist die Prüfung, ob sich diese Kennzahl verbessert.

In den ersten Tagen kontrollieren wir sie täglich. Später können wir je nach Versandmenge und Bedeutung des Kanals für unser Marketing entspannter werden und sie wöchentlich prüfen.

Bleibt die Rate stabil und liegt über dem bisherigen Wert, können wir die Migration als abgeschlossen betrachten.

Benötigte Zeit für die Migration

Für diesen Punkt nutze ich drei reale Fälle, damit du besser abschätzen kannst, wie es in deiner Situation aussehen könnte.

Ich beginne mit dem einfachsten.

Benötigte Zeit für die Plattformmigration eines Unternehmens außerhalb des E-Commerce

Unternehmen: mein persönliches Geschäft — Beratung und Schulung.

Tools: Ich bin von MailRelay zu Acumbamail gewechselt.

Nutzungsart: unsegmentierte tägliche Massenmail und mehrere Funnel je nach Lead Magnet.

Grund für die Migration: Die Zustellbarkeit war gering, besonders bei der Bestätigungsmail für neue Abonnenten. Dadurch verlor ich 30 % der Anmeldungen. Auch der Support konnte das Problem nicht lösen, also wechselte ich.

Schritte: hauptsächlich die eigentliche Migration — Gruppe 2 oben.

Anzahl der Abonnenten: weniger als tausend.

Nutzergruppen: drei, die ich beibehalten habe.

Erstellte und geänderte Websiteformulare: elf auf 39 verschiedenen Seiten.

Nachgebaute Funnel: drei.

Zeitaufwand: zwei vollständige Arbeitstage, wobei die Ergebnisse der vorbereitenden Schritte — Gruppe 1 — bereits bekannt waren.

Benötigte Zeit für die Plattformmigration eines E-Commerce-Unternehmens ohne Automatisierung oder erweiterte Segmentierung

Unternehmen: Yo pongo el hielo.

Tools: Wir wechselten von MailRelay zu Sendy.

Nutzungsart: wöchentlicher Newsletter mit Produktangeboten in drei Sprachen.

Grund für die Migration: Unser Konto wurde von einem Tag auf den anderen geschlossen, ohne dass wir etwas dagegen tun konnten.

Schritte: Voranalyse und eigentliche Migration — Gruppen 1 und 2.

Anzahl der Abonnenten: 25.000.

Nutzergruppen: drei — je eine für Spanisch, Englisch und Französisch —, die wir beibehalten haben.

Erstellte und geänderte Websiteformulare: drei.

Nachgebaute Funnel: keine, da wir mit diesem Tool keine verwendeten.

Zeitaufwand: zwei Tage eines Entwicklers für den technischen Teil und ein Tag von mir für Konfiguration und Nutzerimport.

Benötigte Zeit für die Plattformmigration eines E-Commerce-Unternehmens mit Automatisierung und erweiterter Segmentierung

Unternehmen: TiendAnimal.

Tools: Wir wechselten von Return on Mail zu Splio.

Nutzungsart: tägliche Massenmailings, segmentiert nach Nutzerverhalten und Käufen in bestimmten Kategorien.

Grund für die Migration: Wir benötigten mehr Funktionen.

Schritte: der vollständige Prozess: Erstanalyse, Toolvergleich, Volumen, Preise, Marketing- und Technologieanforderungen sowie Implementierung.

Anzahl der Abonnenten: 400.000.

Nutzergruppen: Es gab keine festen Gruppen. Sie wurden durch Abfragen einer täglich exportierten Kopie der Nutzerdatenbank erzeugt.

Erstellte und geänderte Websiteformulare: vier.

Nachgebaute Funnel: mehrere; an die genaue Zahl erinnere ich mich nicht.

Zeitaufwand: mehr als ein Monat vom Beginn der Analyse über die Bewertung der Lösungen, Budgetverhandlungen und Integration bis zur vollständigen Prüfung und zum Start des Versands. Mehrere Personen waren beteiligt: hauptsächlich jemand aus dem Marketing, jemand aus dem Produktteam, ein Entwickler und zwei Personen zur Gesamtaufsicht.

Wie du siehst, waren Umfang und erforderlicher Aufwand in jedem Fall völlig unterschiedlich.

Tipps für eine erfolgreiche Migration

Meine erste Empfehlung lautet, die Migration gründlich zu planen, damit du nicht mitten in einem der Schritte stecken bleibst.

Mehrere Aufgaben lassen sich in Ruhe vorbereiten, etwa das Nachbauen von Funnels, die Konfiguration der DNS-Einträge oder die Reproduktion der E-Mail-Templates.

Allerdings müssen die Migration, der Austausch der Websiteformulare und die Verwaltung der Abmeldungen möglichst gleichzeitig erfolgen. Vereinbare daher mit allen Beteiligten einen Termin und beginne gleich am frühen Morgen.

Außerdem solltest du einen Rollback vorbereiten — also eine Möglichkeit, alle Änderungen rückgängig zu machen. Denn selbst wenn wahrscheinlich alles wie vorgesehen funktioniert, bleibt immer ein Restrisiko. Ein klarer Plan für diesen Fall sorgt für mehr Ruhe, insbesondere wenn durch E-Mail-Sendungen an einem Tag Umsätze in Höhe von Zehn- oder Hunderttausenden Euro auf dem Spiel stehen.

Zusätzlich zum eigentlichen Prozess und mit Blick auf die Schließung unseres MailRelay-Kontos bei Yo pongo el hielo empfehle ich dir, die Daten deiner E-Mail-Plattform zu exportieren — Kunden, Gruppen und Abmeldungen — mindestens einmal im Monat bei einer kleinen Liste oder wöchentlich, wenn täglich viele Leads hinzukommen.

Das verhindert, dass du in Situationen wie der beschriebenen viele Nutzer verlierst.

Außerdem solltest du alles gründlich testen: jedes Anmeldeformular und jeden Funnel mit Konten verschiedener Anbieter. So erkennst du, ob ein Anbieter die Nachrichten als Spam einstuft oder anders darstellt. Das erspart dir Ärger.

Mein letzter Rat: Sei äußerst vorsichtig bei Abmeldungen. Verwalte sie korrekt, um mögliche — und wahrscheinliche — Probleme zu vermeiden. Verschiebe diesen Punkt nicht auf eine „Phase 2“ der Migration.

Fazit

Nach diesem Artikel sollte klar sein, dass eine Migration bei Projekten, in denen E-Mail-Marketing wichtig ist, keine Nebensache darstellt.

Bei wenigen Abonnenten und einem noch wenig entwickelten Kanal ist die Sache recht einfach. Bei einem großen Projekt, das viele Produkte oder Dienstleistungen per E-Mail verkauft, wird es jedoch erheblich komplizierter.

Du musst also die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen und bei grünem Licht gründlich planen sowie alle Schritte nacheinander umsetzen.

Wenn du gerade ein digitales Projekt startest und diesen Kanal nutzen möchtest, solltest du von Anfang an ein Tool wählen, das wirklich kann, was du vorhast — selbst wenn es kostenpflichtig ist.

E-Mail-Marketing-Plattformen sind bei kleinen Volumen normalerweise nicht teuer. Wenn wir gleich zu Beginn eine gute wählen, ersparen wir uns eine spätere Migration, die immer, immer, immer — selbst im einfachsten Fall — verdammt lästig ist.

Hat dir der Artikel gefallen? Möchtest du mehr? Jeden Donnerstag bekommst du einen neuen Beitrag in dein Postfach, wenn du dich hier anmeldest..

Oder, falls du lieber Videos ansiehst als liest: Hier gibt es richtig gute Videoinhalte..