Agile Marketing: So fängst du mit der Methode an

Nach meinem letzte Woche veröffentlichten Trello-Tutorial, dachte ich, es könnte nützlich sein zu erklären, wie ich die Agile-Methode in meinen Projekten anwende.

Vielleicht sagen dir agile Methoden noch nicht viel.

Oder du glaubst, sie seien nur für Softwareentwicklung und digitale Produkte gedacht.

Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein: Sie lassen sich tatsächlich auf jeden Prozess, jedes Projekt und jede Abteilung anwenden.

Und dieser Artikel hat zwei sehr klar voneinander getrennte Teile:

• Im ersten erzähle ich dir ein wenig darüber, was agile Methoden sind und wie alles angefangen hat. Die Theorie dahinter und ihre Konzepte.
• Im zweiten Teil erkläre ich dir wie ich die Teile dieser Methode, die mir gefallen, in Marketingteams anwende, damit du sie, wenn sie dich interessieren, sofort in deinem eigenen Team einsetzen kannst. Der praktische und operative Teil.

Wenn du den ersten Teil schon kennst, kannst du direkt hierhin springen.

Fangen wir von vorne an.

Teil 1: Worum es bei der Agile-Methode geht

Es ist ein Ansatz für Entscheidungen im Projektmanagement, bei dem der Schwerpunkt auf der Entwicklung von Funktionalität inkrementell und iterativ, wodurch dem Nutzer / Kunden in jedem Zyklus mehr Wert geboten wird.

Sie entstand zunächst in der Softwareentwicklung und wurde kurz darauf auf andere Bereiche übertragen, etwa das Management beliebiger Projekte (nicht nur Software), die Produktentwicklung, UX oder Marketing.

Sie steht im Gegensatz zu Wasserfallmodellen -bei denen ein Teil des Projekts abgeschlossen sein muss, bevor der nächste beginnen kann-, weil diese als zu bürokratisch gelten, und legt großen Wert auf die Kommunikation zwischen den Beteiligten, stärker als auf Dokumentation.

Klingt gut, oder? Aber vielleicht fragst du dich, wie das alles entstanden ist.

Das wirst du jetzt sehen.

Geschichte der Agile-Methode

Mitte der 90er-Jahre entstand eine Gegenbewegung zum strukturierten Projektmanagement, die 2001 in einer Konferenz in Snowbird, Utah, mündete.

Dort wurde erstmals der Begriff „Agile Methodology“ geprägt, die „Agile Alliance“ gegründet und das „Agile Manifesto“ veröffentlicht, das die Prinzipien der Methode zusammenfasst.

Das Agile Manifest

Das Originaldokument kannst du hier lesen:

http://agilemanifesto.org/

Die vier Werte des Manifests

Wie du im obigen Link sehen konntest, heißt es in dem Dokument:

„Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

• Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans

Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.“

Und diese vier Werte werden in diese zwölf Prinzipien aufgeschlüsselt.

Die zwölf Prinzipien des Agile Manifests

Du findest sie hier:

http://agilemanifesto.org/principles.html

Aber ich kopiere sie dir:

1. “Kundenzufriedenheit. Sie ist die Grundlage von allem. Sie wird erreicht, indem wertvolle Produkte geliefert werden, die einen Bedarf erfüllen.
2. Neue Anforderungen sind willkommen. Unterwegs etwas zu ändern ist kein Rückschritt. Jeder Vorschlag und jede Lösung ist willkommen, wenn dadurch das Produkt besser wird.
3. Wöchentliche Lieferungen. Die Aufteilung der Arbeit in produktive Phasen ist die Grundlage der Methode. Wenn möglich, sollte jede Woche eine davon umgesetzt werden.
4. Fortschritt lässt sich messen. Die Entwicklung von Prozessen ist nichts Subjektives. Sie kann anhand konkreter Kennzahlen gemessen werden.
5. Nachhaltige Entwicklung. Die Art, wie Projekte ausgeführt werden, muss ihre Kontinuität aus sich heraus gewährleisten. Es geht nicht darum, einfach nur irgendetwas zu tun.
6. Enge Zusammenarbeit. Projektleiter sollten dort arbeiten, wo die Aufgaben tatsächlich stattfinden, und nicht aus ihren Büros heraus.
7. Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Der verantwortliche Manager muss seine Botschaften wirksam vermitteln, am besten persönlich. Regelmäßige Treffen sowohl mit dem Kunden als auch mit den Mitarbeitern werden empfohlen.
8. Motivation und Vertrauen. Prozesse sind nur dann erfolgreich, wenn die Menschen, die sie ausführen, motiviert sind und in einem Klima von Vertrauen und Solidarität zusammenarbeiten.
9. Technische Exzellenz und gutes Design. Standards dürfen ebenso wenig verloren gehen wie die Qualität der Arbeit. Alles gehört zusammen.
10. Einfachheit. Aufgaben sollten so einfach wie möglich sein. Wenn eine Aufgabe nicht auf diese Weise ausgeführt werden kann, muss sie in Iterationen unterteilt werden, bis ihre Komplexität reduziert ist.
11. Selbstorganisation der Teams. Auch wenn es eine Person geben sollte, die die Arbeit der Teams überwacht, müssen sie sich selbst organisieren können. Zu viele Hierarchien schaffen Abhängigkeiten zwischen den Beteiligten.
12. Anpassung an veränderte Umstände. Projekte enden normalerweise nicht so, wie sie begonnen haben. Es ist unverzichtbar, dass die Beteiligten sich an die verschiedenen Umstände anpassen können, die auftreten können.“

Ich weiß nicht, wie du das siehst, aber wenn du schon einmal an der Entwicklung digitaler Produkte beteiligt warst, ist es schwer, nicht zuzustimmen und zwar wirklich jedem einzelnen Punkt.

Sehr schwer.

So sehr, dass diese Methode heute aufgrund ihres Nutzens in ihrem ursprünglichen Bereich, wie gesagt, auf das Management aller Arten von Projekten und sogar Branchen übertragen wurde.

Man spricht von „Agile Product Design“, „Agile Marketing“ und „Agile Management“, wobei der Schwerpunkt immer auf Folgendem liegen soll:

• Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.
• Transparenz.
• Kundenzufriedenheit.
• Einfachheit.
• Inkrementelle Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung.

Siehst du langsam, was an der Methode reizvoll ist?

Kommen wir zu den unverzichtbaren Elementen.

Grundlegende Elemente und Konzepte der Agile-Methode

Gut. Alles bisher Erklärte klingt sehr schön, aber um damit anzufangen, müssen wir die Theorie auf die Praxis herunterbrechen und die verschiedenen Elemente erklären, die Planung und Umsetzung ermöglichen.

Das Framework

Obwohl alle agilen Methoden dieselben Prinzipien und Werte teilen, setzt jede sie anders um.

Und diese unterschiedlichen Arten, Dinge zu tun, sind die verschiedenen Frameworks oder Bezugsrahmen.

Es gibt mehrere, jeweils mit eigenen Regeln, Vorteilen, Empfehlungen und Nachteilen. Die beiden verbreitetsten und bekanntesten sind Kanban und Scrum.

Kanban

Es entstand in Japan nach dem Zweiten Weltkrieg, der das Land in eine wirtschaftliche und technologische Katastrophe gestürzt hatte.

In den 50er-Jahren entwickelte Toyota ein Produktionssystem „just in time“ (JIT) bei dem jedes Teil genau zum richtigen Zeitpunkt hergestellt wurde, weder davor noch danach, und das als „äußerst effektiv und effizient“ bezeichnet wurde.

Zur Umsetzung stützte man sich auf Karten , die den Materialbedarf in der Produktionskette kennzeichneten.

Diese Methode übernimmt also die Idee der Karten und setzt jede mit einer Aufgabe gleich.

Es wird ein Board mit einer Spalte für jeden Status erstellt, den eine Aufgabe durchlaufen muss, zum Beispiel:

• Definiert.
• In Bearbeitung.
• Abgeschlossen.
• Geprüft.

Das ist ein Beispiel für ein einfaches Board, aber es kann so komplex gestaltet werden, wie es das Projekt erfordert. Ein komplexeres Board könnte beispielsweise so aussehen:

• Definition.
• Analyse.
• Entwicklung
• Tests.
• Produktivsetzung.
• Dokumentation.

Das Board wird je nach Bedarf für jedes Unternehmen oder Team unterschiedlich sein und eignet sich sowohl für neue Entwicklungsprojekte („Blog starten“, „TikTok-Kanal eröffnen“) als auch für Wartungs aufgaben („Website-Banner überprüfen“) oder wiederkehrende Aufgaben („Affiliate-Provisionen überprüfen“, „wöchentliches Ecommerce-Reporting“).

Das Board kann physisch sein (das wird empfohlen, damit es für das gesamte Team sichtbar und transparent ist) oder digital – und hier kommt Trello ins Spiel.

Scrum

Es ähnelt dem vorherigen Ansatz, denn wie gesagt beruhen beide auf denselben Prinzipien und derselben Philosophie.

Der Name könnte mit „Gedränge“ übersetzt werden und stammt aus dem Rugby, wenn sich das ganze Team zusammenschließt.

Sie unterscheiden sich in kleinen Nuancen, vielleicht weil Scrum als restriktiver gilt und meiner Erfahrung nach stärker auf die Entwicklung digitaler Produkte ausgerichtet ist:

• Empfiehlt interdisziplinäre Teams. Bei Kanban sind spezialisierte Teams erlaubt.
• Bestimmte Rollen: Scrum Master, Product Owner und Entwicklungsteam sind bei Scrum verpflichtend, bei Kanban kannst du sie haben oder auch nicht
• Iterationen mit festgelegter Dauer (zwischen 1 und 4 Wochen): die Sprints (darauf wird sehr viel Wert gelegt).
• Änderungen: Was in einen Sprint aufgenommen wurde, ist unveränderlich, gewünschte Änderungen werden bis zum nächsten Sprint verschoben, damit der Burn-Prozess bzw. Burndown gemessen werden kann (ganz so einfach ist es nicht). Bei Kanban lassen sich Änderungen leichter umsetzen, weil eine Funktion mit niedrigerer Priorität durch die neu gewünschte ersetzt werden kann.
• Zeremonien mit festgelegter Dauer.
• Neues Board in jedem Sprint gegenüber dem dauerhaft bestehenden Kanban-Board.

Aus all diesen Gründen bevorzuge ich persönlich Kanban für Agile Marketing, und genau das werde ich dir in diesem Artikel erklären.

Tatsächlich ist es zwar nicht die häufigste Variante, aber ich habe hybride Modelle gesehen und mit ihnen gearbeitet:

• Scrum für neue Entwicklungen und Kanban für wiederkehrende Aufgaben innerhalb desselben Teams. So haben wir es bei Lowi gemacht.
• Die „Scrumban“-Methode, die Teile von beiden übernimmt.

User Stories

Vielleicht der Kern der Methode.

Es handelt sich um eine einfache Möglichkeit, eine prägnante Aufgabe zu beschreiben, die dem Nutzer oder Kunden Wert bringt.

Sie werden normalerweise auf Karten geschrieben (von Hand auf Post-its oder digital) und enthalten:

1. Titel: kurz, um darauf Bezug nehmen zu können.
2. Beschreibung: Als [Nutzerrolle] möchte ich [Funktionalität] damit [Ziel der Story]. Beispiel: "Als Blognutzer möchte ich am Ende des Artikels verwandte Artikel sehen, um weitere Themen zu lesen, die mich interessieren„.

Außerdem müssen sie diese Eigenschaften haben:

1. Unabhängig: voneinander. Sie müssen getrennt bearbeitet werden können, auch wenn sie zusammenhängen. Bei einer Werbekampagne wird beispielsweise die Design-Aufgabe von der Copywriting-Aufgabe getrennt, obwohl beide natürlich miteinander verbunden sind.
2. Verhandelbar: Umfang und Details werden zwischen beiden Seiten vereinbart und bei Bedarf neu verhandelt, zum Beispiel indem die Aufgabe in zwei Teile geteilt wird.
3. Wertvoll: Sie müssen dem Kunden echten, greifbaren Wert liefern.
4. Schätzbar: Das bedeutet, dass der für die Umsetzung nötige Aufwand analysiert werden kann. In Zeit oder Entwicklungspunkten.
5. Klein: Wenn sie zu groß sind und nicht geschätzt werden können, müssen sie unterteilt werden.
6. Überprüfbar: testbar, mit binären Akzeptanzkriterien (bestanden oder nicht bestanden).

Nach dem Formulieren wird die Aufgabe in die Anfangsspalte des Boards gelegt und mit jeder Statusänderung zwischen den Spalten verschoben.

Der Backlog

Er ist die Gesamtheit der bereits formulierten und noch zu bearbeitenden Projektaufgaben.

Das Team

Je nach Methode ist es notwendig oder nicht, bestimmte Rollen im Team zu haben.

Bei Scrum gehören beispielsweise normalerweise dazu:

• Product Owner: geschäftlich Verantwortlicher für das Produkt.
• Scrum Master: Problemlöser und Facilitator der Entwicklung. Er kann Teamleiter sein oder auch nicht.
• Entwicklungsteam / Spezialisten (UX, Designer, SEO…): also die Personen, die den Großteil der Aufgaben tatsächlich ausführen.
• Tech Lead: technischer Verantwortlicher des Teams. Das kann dieselbe Person sein, die auch die Rolle des Scrum Masters übernimmt.
• QA: Testing.

Bei Kanban sind diese Rollen nicht erforderlich. Allerdings gilt: Je klarer die Rolle jedes Teammitglieds definiert ist, desto leichter kann es die Aufgabe einschätzen und später umsetzen.

Sprints

Dauer einer Iteration, eines Zyklus oder einer Lieferung, in der eine oder mehrere priorisierte neue Funktionen oder Verbesserungen (Features) eines digitalen Produkts veröffentlicht oder die entsprechenden Aufgaben des Zyklus erledigt werden („Instagram-Inhalte erstellen“).

Normalerweise dauern sie zwischen einer und vier Wochen. In der digitalen Produktentwicklung sind es meist zwei oder drei, während sie im Marketing problemlos eine Woche dauern können.

Das Sprint-Ziel

In der Produktentwicklung gibt es ein Sprint-Ziel, das den Großteil der Funktionen zusammenfasst, die umgesetzt werden sollen.

Bei anderen Projektarten ist dieses Ziel nicht immer notwendig.

Zeremonien

So werden die für die Methode typischen Teammeetings genannt.

Das sind die häufigsten; jede hat ihre eigene Dauer, Häufigkeit und Ziele:

Sie dienen dazu, Entwicklung und Prozesse iterativ zu analysieren und zu verbessern

• Daily: täglich berichten die Teammitglieder sehr kurz, was sie an diesem Tag tun werden und ob etwas eine vorherige Aufgabe blockiert, damit die nächsten Schritte zur Beseitigung der Blockade besprochen werden können. Es sollte etwa fünf Minuten dauern.
• Sprint plan: Nach Abschluss des laufenden Sprints trifft sich das Team, um zu besprechen, wie der nächste Sprint angegangen wird, und die Aufgaben zu schätzen.
• Refinement: Das ist der Schritt vor der vorherigen Zeremonie. Beim Refinement soll jede Story für das Team ausreichend klar und verständlich sein und der Umfang so definiert werden, dass sie im Sprint plan geschätzt werden kann.
• Retrospektive: Nach Abschluss des Sprints wird analysiert, wie es gelaufen ist, welche Probleme aufgetreten sind und welche Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Sprints berücksichtigt werden können.

Wenn wir über Marketing sprechen: Sind all diese Zeremonien wirklich unverzichtbar?

Später gebe ich dir meine Antwort, denn hier endet die Theorie.

Jetzt erkläre ich dir, wie ich das in verschiedenen Teams und Projekten von Grund auf angewendet habe.

Du wirst außerdem sehen, dass der Ansatz sehr einfach ist und weder radikale Änderungen noch neue Tools nötig sind, um agile Prinzipien anzuwenden.

Teil 2: Der Prozess zur Einführung der Agile-Methode im Marketing

Wenn du noch nie Erfahrung mit agilen Methoden hattest, möchte ich zuerst, dass du das Manifest und seine Prinzipien mehrmals liest, denn tatsächlich reicht das aus, um einige Konzepte zu verstehen und anzuwenden.

Es geht um einen Mentalitätswechsel, bei dem ich sagen würde, dass das Wichtigste ist, zu reden und Vereinbarungen zu treffen zwischen den Beteiligten (Vorgesetzte, eigenes Team, externe Teams…) in dem Wissen, dass alle das gemeinsame Ziel verfolgen.

Zweitens, flexibel sein. Verstehen, dass Veränderungen kommen werden und wir sie akzeptieren müssen. Auch wenn sie uns nerven. Das bedeutet nicht, immer „nachzugeben“, sondern zum vorherigen Punkt zurückzukehren: reden und sich einigen.

Drittens und zuletzt, messen. Denn nur durch Messen können wir wissen, wie optimal unsere Leistung ist, wie unser Team arbeitet und ob sich wirklich alle Maßnahmen lohnen, die wir ausführen.

Gut, wenn du dir das eingeprägt hast, sprechen wir über das System.

Das Agile-Marketing-System

Die Idee dahinter ist, dass dein Team in der Lage ist, eine begrenzte Anzahl von Aufgaben in einer bestimmten Zeit.

auszuführen. Diesen Zeitraum nennen wir Sprint, und für den Anfang ist es am einfachsten, wenn er eine Woche dauert.

Du musst also ein System organisieren, mit dem jede Woche (Sprint) die passende Anzahl an Aufgaben erledigt wird.

Wie viele Aufgaben sind das? Am Anfang weißt du es nicht, weil dir historische Daten fehlen. In den ersten Sprints kannst du also höchstens versuchen, mit einem gewissen Fehlergrad zu schätzen, der kleiner wird, je mehr Erfahrung du und dein Team sammelt.

Außerdem habt ihr noch keine Erfahrung beim Formulieren von Aufgaben, wodurch die Schätzung zusätzlich schwieriger wird.

Aber keine Sorge, diese Unsicherheit hält nicht lange an: Nach mehreren Sprints, Messungen und sobald du weißt, wie Aufgaben richtig formuliert werden, hast du Daten, mit denen du jede Aufgabe viel besser schätzen kannst.

Wenn du also weißt, wie sich das entwickeln wird, besteht der erste Schritt darin, ein Tool zu finden, in dem du den Backlog anlegen und alle Aufgaben des Sprints notieren kannst.

Die Tools für Agile Marketing

Du hast mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob du Online- oder Offline-Tools bevorzugst.

Vorteile der beiden Arten?

Online-Tools sind unmittelbarer und können sehr wenig kosten, während die Offline-Variante im Grunde aus einem Board und einigen Post-its, dem ganzen Team sehr klar zeigt, woran gearbeitet wird, und diese Arbeit gegenüber dem Unternehmen sichtbar aufwertet.

Meine Empfehlung?

Außer in Fällen, in denen unbedingt glasklar gezeigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird, fang mit einem Online-Tool an.

Ich empfehle dir zwei, je nachdem, wie überzeugt du vom System bist: Excel, wenn du es ausprobieren willst, und Trello, wenn du davon überzeugt bist, dass es etwas für dich ist.

Agile Marketing mit Excel

Ich sage Excel, weil es am weitesten verbreitet ist, aber jede Tabellenkalkulation (Google Sheets, LibreOffice…) reicht aus.

Hier geht es weniger darum, über Kanban und Boards zu sprechen, sondern darum, agile Prinzipien sofort anzuwenden.

Dafür erstellst du ein Dokument, in dem du alle anstehenden Aufgaben untereinander einträgst. Das wird dein Backlog.

Außerdem legst du mehrere Spalten an, die dir helfen, jede Aufgabe zu definieren, zu planen und die Teamleistung sowie den Aufwand für jede Art von Aufgabe zu messen:

In diesem Fall haben wir folgende Spalten:

• Priorität: Zwar könnten wir die Aufgaben mit der höchsten Sprint-Priorität nach oben setzen, aber dann könnten wir nicht filtern, deshalb fügen wir eine Spalte hinzu.
• Marke: Wenn du mit mehreren Kunden oder Marken arbeitest, kannst du damit nach jedem einzelnen segmentieren.
• Aufgaben: Hier tragen wir nur den Titel ein, weil es sich in der Regel um bekannte Aufgaben handelt, die keine ausführlicheren Beschreibungen brauchen.
• Kommentar: Falls wir doch mehr Details benötigen, tragen wir sie hier ein.
• Aufgabentyp: Damit können wir sehen, wie viel Zeit wir für die verschiedenen Tätigkeiten aufwenden, und analysieren:
• Ob sich die investierte Zeit lohnt.
• Ob die Ausführungszeit sinkt, je mehr Erfahrung die Person mit demselben Aufgabentyp sammelt.
• Person: also schlicht, wer sie ausführen wird.
• Aufgabenstatus: Nicht begonnen, Begonnen oder Abgeschlossen.
• Eingangsdatum: das Startdatum des Sprints, mit dem wir filtern können, was in jedem Sprint erledigt wird.
• Beginn: Datum, an dem sich der Aufgabenstatus von Nicht begonnen auf Begonnen ändert.
• Startzeit: die Uhrzeit, zu der eine Aufgabe begonnen wird.
• Endzeit: die Uhrzeit, zu der eine Aufgabe beendet wird.
• Aufwand in Stunden: die Differenz zwischen Startzeit und Endzeit.
• Woche: um die Kalenderwoche zu kennen und später vergleichen oder Diagramme erstellen zu können.

In jedem Sprint würden die neuen Aufgaben hinzugefügt , jeweils mit dem Eingangsdatum; durch Filtern nach diesem Datum hätten wir den neuen Sprint bereits festgelegt.

Wenn allerdings Aufgaben aus anderen Sprints offen geblieben sind, fügen wir dem Filter das Datum des vorherigen Sprints hinzu, damit die Aufgaben aus beiden angezeigt werden.

Diese Methode funktioniert, solange wir keine Aufgaben haben, die sich über mehr als 2 Sprints ziehen. Andernfalls würden sie sich zu stark ansammeln und wir bräuchten ein anderes System, etwa eine neue Aufgabe im neuen Sprint, die die nicht erledigte Aufgabe aus dem vorherigen Sprint ersetzt.

Gut, eine Vorlage wie diese reicht völlig aus, um mit der Planung zu beginnen und die drei Säulen der Agilität anzuwenden: sich einigen, flexibel sein und messen.

Wenn du das dann eine Weile machst -und siehst, dass es funktioniert-, möchtest du vielleicht einen Schritt weitergehen. Dann ist es Zeit, das Tool zu wechseln…

Agile Marketing mit Trello

Zuerst einmal findest du hier ein Tutorial für den Einstieg in das Tool.

Nachdem du es gelesen und dein Konto erstellt hast, solltest du wissen, dass ich auch diesen Artikel darüber veröffentlicht habe, wie man Trello zur Anwendung der Kanban-Methode nutzt im Marketing, in dem ich ausführlicher darauf eingehe. Hier trotzdem ein paar Eckpunkte:

1. Erstelle zum Einstieg nur ein einziges Board. Das ist am Anfang viel leichter zu verwalten.
2. Erstelle auf diesem Board 3 oder 4 Spalten, nicht mehr. Das könnten sein:
• Backlog: der Backlog mit allen Aufgaben, sowohl denen des laufenden Sprints als auch allen weiteren, die für zukünftige Sprints hinzukommen.
• To do: Verschiebe die Aufgaben, die in diesem Sprint ausgeführt werden sollen, von Backlog in diese Spalte. Die Aufgaben mit der höchsten Priorität stehen oben.
• Doing: Sobald der Sprint begonnen hat, verschiebt die für eine Aufgabe verantwortliche Person sie beim Start von der Spalte To do in diese Spalte.
• Done: Sobald eine Aufgabe abgeschlossen wurde, wird sie von der Spalte Doing in diese verschoben.
3. Müsste eine Aufgabe von einer anderen Person als der ausführenden validiert werden, würden wir eine fünfte Spalte „Validated“ hinzufügen.
4. Nach Abschluss des Sprints würden alle erledigten Aufgaben archiviert und wir würden damit beginnen, die Aufgaben des neuen Sprints in To do zu platzieren.

Einfach, oder?

Jetzt müssten wir nur noch die Analyseebene ergänzen: prüfen, was passiert ist, wenn etwas nicht abgeschlossen wurde, ob das Problem an der Kapazitätsanalyse des Teams, an der Formulierung der Aufgabe oder an ihrer Schätzung lag…

Und eine Möglichkeit, das Thema anzugehen, sind die Zeremonien.

Zeremonien im Agile Marketing

Im Theorieteil haben wir über vier Zeremonien gesprochen:

• Daily.
• Sprint plan.
• Refinement.
• Retrospektive.

Jede hat sehr klare Ziele, aber ich finde, sie sind stark auf digitale Produktentwicklung ausgerichtet und im Marketing sind nicht alle unverzichtbar.

Tatsächlich hängt es auch von der Teamgröße ab: Je größer das Team, desto wichtiger ist es, Ordnung zu schaffen und zuzuhören.

Nachdem das geklärt ist, hier meine Meinung zu jeder:

Das Daily ist unverzichtbar. Und zwar, weil es dem Team enorm hilft, gut zu funktionieren und Blockaden zu lösen, und weil alle wissen, wo wir gerade stehen.

Der Sprint plan ist nützlich, aber bei einem kleinen Team (bis zu 3-4 Personen) nicht zwingend notwendig.

Und das Refinement, ist sogar noch eher verzichtbar, denn wenn das Team schon länger zusammenarbeitet, braucht es keine eigene Sitzung für Dinge, die sich mit einer Slack-Nachricht oder einem 30-sekündigen Anruf zwischen den Beteiligten klären lassen.

Die Retrospektiven sind vor allem dann nützlich, wenn es im Sprint ein wichtiges Problem gab. Die Meinung jedes Teammitglieds zu hören, hilft uns, gute Entscheidungen für Verbesserungen zu treffen.

Allerdings halte ich es nicht für notwendig, sie nach jedem Sprint durchzuführen (vor allem nicht bei wöchentlichen Sprints), wohl aber regelmäßig und, wie gesagt, immer dann, wenn ein Problem von gewisser Bedeutung aufgetreten ist.

Zum Abschluss: Zeremonien sind für mich ein Mittel zum Zweck, nicht ein Selbstzweck, wie ich es schon manchmal erlebt habe.

Teamgröße

Obwohl ich das bisher beschriebene System in Teams mit 10 Personen eingesetzt habe, denke ich, dass bei dieser Größe einige Anpassungen nötig wären.

Für kleinere Teams mit 3 bis 6 Personen halte ich es dagegen für perfekt.

Ist dein Team noch kleiner, halte ich nicht einmal Trello für notwendig. Vielleicht reichen Excel und Slack (oder Telegram) völlig aus.

Vorteile von Agile Marketing

Der wichtigste Vorteil ist für mich, haben zu können einen Überblick über alle Aufgaben jedes Sprints, damit klar ist, welche wir schaffen und welche verschoben werden müssen. Aufgaben lassen sich sehr einfach priorisieren und Personen zuweisen.

Für die Organisation ist das Gold wert, vor allem weil das Team weiß, was es tun muss, und sich darauf konzentrieren kann.

Der nächste Vorteil: Sobald das System implementiert ist, können wir jeden Aufgabentyp messen und analysieren. Wenn du den Aufwand mit dem geschäftlichen Nutzen vergleichst, stellst du vielleicht überrascht fest, dass du Aufgaben einstellst, die du seit Jahren erledigst („Facebook-Posts“).

Oder du findest heraus, welcher Person im Team du welche Aufgabe am besten zuweist.

Ein weiterer Vorteil ist, dass – besonders bei Trello statt Excel – alles dokumentiert, sodass uns ein echtes Repository zur Verfügung steht.

Und schließlich kann, falls nötig, wie schon erwähnt, ein gut gefülltes Board oder ein gut gepflegter Backlog den Wert der geleisteten Arbeit sichtbar machen des Teams.

Und schließlich sind die Kosten für all das gering:

• Finanziell, weil die Tools kostenlos oder günstig sind.
• Zeitlich, denn obwohl die Arbeitslast leicht steigt, hoffe ich deutlich gemacht zu haben, dass sich das mehr als lohnt.

Fazit

Obwohl der Artikel recht lang ist, habe ich bei der Agile-Methode kaum an der Oberfläche gekratzt.

Es ist eine Einführung, damit du überlegen kannst, ob das etwas für dich ist oder dein aktuelles System besser zu dir passt.

Unabhängig vom System möchte ich aber, dass du dir die drei Punkte merkst, die für mich die wichtigsten Werte:

• Miteinander reden und Vereinbarungen treffen.
• Flexibilität.
• Messung.

Vorausgesetzt, uns ist klar, dass es bei all dem darum geht, die Arbeit / das Projekt voranzubringen.

Ich hoffe also, ich konnte dir vermitteln, welchen Wert die Anwendung der Agile-Methode in Marketingteams hat, denn gut umgesetzt bringt sie wirklich viel. Das sage ich aus eigener Erfahrung.

Also tu mir den Gefallen und gib ihr eine Chance.

Auch wenn ich nun wirklich kein Scrum Master bin: Wenn du glaubst, dass du Hilfe bei der Organisation deines Teams in digitalen Projekten brauchst, schreib mir einfach.