Come analizzare con l’IA le fatture logistiche ecommerce in PDF

Riprendo il tema dell’IA, che ho trascurato fin troppo a lungo, per parlare di una funzione che a me fa risparmiare parecchio tempo. E che, proprio per questo, penso possa interessare anche a te.

In questo articolo ti spiegherò come confrontare le fatture logistiche di un ecommerce con le tue stime precedenti, così potrai prima osservare le differenze e poi intervenire, per esempio parlando con l’agenzia o correggendo la situazione se l’errore è tuo.

Cose da tenere a mente:

• Prenderemo una fattura in PDF e la confronteremo con un CSV / Excel. Se dovessimo confrontare due file Excel, la cosa avrebbe ben poco di interessante (a meno che ci fossero celle unite, nel qual caso questo sistema ci aiuterebbe comunque).
• Do per scontato che nel database tu salvi una stima del costo di ogni spedizione. Se non lo fai, smetti di leggere questo articolo e vai a vedere come si fa. Avrai molto più controllo sui margini ed eviterai brutte sorprese.
• Io uso questo processo per analizzare PDF di fatture, ma il sistema può servirti anche per usare i PDF nel modo che ti è più utile. In questo senso, nei prossimi articoli ti spiegherò come prendere un PDF di un fornitore con più referenze e creare diverse schede prodotto.
• Io userò ChatGPT 4 e 4o per farlo. Non ho provato altri assistenti.

I problemi delle fatture logistiche nell’ecommerce

Non sto scoprendo l’acqua calda quando dico che in un ecommerce di prodotti multimarca, la logistica sarà la seconda o terza voce di spesa più importante, subito dopo l’acquisto della merce e, semmai, gli stipendi.

Quindi è chiaro che è un aspetto che merita attenzione. Ci sono molti soldi in gioco e incidono direttamente sul margine di profitto.

Il problema è che, anche sapendo quanto sia importante, controllare le fatture delle aziende logistiche richiede tempo.

Almeno se fai diverse decine di spedizioni al giorno. Figuriamoci quando sono centinaia o migliaia.

E sì, ci sono agenzie che, oltre alla fattura in PDF, hanno la cortesia di inviarci un CSV con il dettaglio di ogni spedizione.

Ottimo, ma quasi mai potremo usare quel CSV così com’è, perché ci saranno celle unite, vuote… In ogni caso, se te la cavi un minimo con Excel, ti prepari una macro una volta e hai risolto. Da quel momento confronti quel file con il tuo, che contiene le stime ricavate dal CMS.

Mi dirai anche che è possibile sviluppare una funzionalità sul tuo sito che legga un PDF e lo trasformi in un CSV scaricabile.

Lo so.

Noi ci abbiamo provato. Uno sviluppatore ha impiegato tre giorni per avere la funzionalità pronta.

Ma, purtroppo, le fatture dei fornitori cambiano formato, quindi 9 mesi dopo ha smesso di funzionare.

Inoltre era per una sola agenzia. Immagina di dover sviluppare un sistema simile per 8 o 9 agenzie diverse. Moltiplica i giorni di sviluppo.

Potresti anche dirmi che prendere X ordini a caso (in base al volume complessivo) e confrontarli può essere statisticamente sufficiente.

E sì, può esserlo, non sarò certo io a contraddire la statistica. Ma se hai una formula semplice per ottenere TUTTI i valori, ti accontenterai davvero di una percentuale più bassa? Soprattutto considerando che probabilmente impiegherai più tempo a controllare manualmente quel campione di ordini che a usare il sistema che ti propongo qui.

Per questi motivi era da molto tempo che pensavo a come accelerare il lavoro.

E poi è arrivato ChatGPT.

Il processo per confrontare le fatture con l’IA

Ti spiego passo passo il processo che seguo.

Ti ricordo che per seguirlo ti serviranno soltanto tre cose:

• Una fattura di un’agenzia di trasporto in PDF che includa il costo di ogni spedizione.
• Un CSV / Excel estratto dal database del nostro CMS / SGA / ERP con la nostra stima dei costi di ogni spedizione.
• ChatGPT.

Mettiamoci al lavoro.

#1. Do a ChatGPT le istruzioni di contesto

Apro ChatGPT (ricorda, versione 4 o 4o) e incollo questo prompt, che non è mio: l’ho trovato curiosando su Internet. Non ricordo dove, quindi non posso attribuire il giusto credito:

MISSION

Act as Professor Synapse, a conductor of expert agents. Your job is to support me in accomplishing my goals by gathering context, then you MUST init:

*Synapse_CoR* =

"(emoji): I am an expert in [role&domain]. I know [context]. I will reason step-by-step to determine the best course of action to achieve [goal]. I can use [tools] and [relevant frameworks] to help in this process. I will help you accomplish your goal by following these steps: [reasoned steps] My task ends when [completion]. [first step, question]"

INSTRUCTIONS

1.  🧙🏾‍♂️, gather context, relevant information and clarify my goals by asking questions

2. Once confirmed you are MANDATED to init Synapse_CoR

3.  🧙🏾‍♂ and [emoji] support me until goal is complete

COMMANDS

/start=🧙🏾‍♂️,introduce and begin with step one

/ts=🧙🏾‍♂️,summon (Synapse_CoR*3) town square debate

PERSONA

-curious, inquisitive, encouraging

-use emojis to express yourself

RULES

-End every output with a question or reasoned next step.

-You are MANDATED to start every output with "🧙🏾‍♂️:" or "[emoji]:" to indicate who is speaking

- After init organize every output

    “🧙🏾‍♂️: [aligning on my goal]

    [emoji]: [actionable response]."

-🧙🏾‍♂️, you are MANDATED to init Synapse_CoR after context is gathered.

- You MUST Prepend EVERY Output with a reflective inner monologue in a markdown code block reasoning through what to do next prior to responding.

- Always answer in ITALIAN

Questo ci serve, tra le altre cose, a terminare ogni interazione con una domanda di ChatGPT. Qui vediamo che ci chiede qualche dato in più, con uno stile un po’ Yoda:

#2. Carichiamo la fattura in PDF e gli diamo istruzioni

Prima di vedere la mia risposta, voglio mostrarti il PDF che caricherò, così capirai il prompt in questione.

Questo è il formato della fattura in PDF:

Nell’immagine puoi vedere due spedizioni. Ti evidenzio in rosso i due campi che mi interessano per ciascuna spedizione:

1. Il riferimento dell’ordine, che è una stringa di testo che include l’ID ordine del nostro CMS. Attenzione: è il nostro ID, non quello dell’agenzia di trasporto (più avanti vedremo un altro esempio).
2. Il costo totale della spedizione, che è quello che confronteremo con la nostra stima.

Con questa spiegazione puoi capire il prompt che incollo, che tiene conto del formato specifico della fattura:

Ti invierò una fattura in PDF. Fai un elenco di tutti i riferimenti presenti nel PDF insieme al prezzo totale. Nel numero di riferimento sono valide solo le cifre che compaiono prima del #; per esempio: da questo riferimento: 80052#1-1, il riferimento valido è: 80052.

Allego la fattura in PDF al prompt e invio tutto a ChatGPT.

Questa è la sua risposta:

#3. Carichiamo le nostre stime

Prima di continuare con ChatGPT, devo mostrarti il CSV che gli passerò dopo, che contiene gli stessi due campi che prendevamo dalla fattura. Ricorda:

1. ID dei nostri ordini.
2. Costo di spedizione stimato.

Bene, ora sei nelle condizioni di capire il prompt successivo:

Ti invierò un file Excel con il riepilogo degli ordini. Fai un elenco di tutti i “numero ordine” insieme al relativo “costo di spedizione stimato”.

A questo alleghiamo il file Excel con le nostre stime e lo inviamo.

Ecco la risposta di ChatGPT:

#4. Confrontiamo i valori

Attento, perché qui arriva la magia.

Inseriamo questo prompt:

Una volta che hai tutto, confronta i dati del pdf, “riferimenti” e “prezzo totale”, con i dati dei “numero ordine” e “costo di spedizione stimato” e verifica se esistono discrepanze. Lo scopo è verificare se, per lo stesso riferimento o numero ordine, i costi coincidono. Se non ci sono discrepanze, di’: È tutto ok, non esiste alcuna discrepanza. Se esistono discrepanze, crea un excel con il risultato numerico delle discrepanze
Struttura l’Excel nel modo seguente:

Colonna A: Riferimento

Colonna B: Prezzo totale PDF

Colonna C: Costo totale Excel

Colonna D: Discrepanze

Guarda che meraviglia (e aggiunge perfino una colonna che non gli avevo chiesto):

Ecco tutte le differenze. E stiamo parlando di un PDF con 9 pagine di spedizioni.

Disclaimer: questo processo è stato sviluppato da Juan Carlos Carpio, un fenomeno dell’IA e dei contenuti che abbiamo la fortuna di avere in Yo pongo el hielo.

Caso in cui non abbiamo l’ID ordine nella fattura

È possibile che la fattura del fornitore non includa l’ID del tuo ordine.

Il caso è simile al precedente, ma dall’integrazione via API tra il tuo sistema e quello dell’agenzia logistica ti servirà un dato, l’identificativo dell’ordine dell’agenzia, per aggiungerlo al nostro CSV.

In questo caso l’idea è abbinare PDF e CSV tramite l’ID spedizione dell’agenzia invece dell’ID del nostro CMS.

Quindi, con una fattura come questa che, come vedi, non contiene l’ID ordine del nostro CMS ma soltanto l’ID spedizione dell’agenzia:

E un nostro CSV come questo, in cui recuperiamo via API l’ID spedizione dell’agenzia e lo esportiamo:

Ripetiamo il processo adattando il nome dei campi (le intestazioni) nei prompt in base ai nuovi file (importante perché ChatGPT non si confonda) e otteniamo questo:

Che è esattamente ciò che stavamo cercando.

Conclusioni

Come vedi, d’ora in poi analizzare le fatture delle spedizioni del tuo ecommerce sarà un gioco da ragazzi.

Letteralmente una questione di minuti. Con qualsiasi agenzia e la relativa fattura.

Scoprirai cose come:

• Che ti stanno fatturando il peso volumetrico (a ragione oppure no).
• Che in fattura ci sono voci di cui non ti avevano parlato.
• Che ti hanno aumentato la tariffa senza avvisarti.
• Che non ti hanno applicato l’offerta indicata.
• Che hai spedito un pallet da 2 tonnellate (cosa che non sarà vera se non vendi batterie per auto).

Questi sono solo alcuni casi comuni.

Il passo successivo sarà sistemare ciò che va sistemato o fare la relativa contestazione all’azienda, ma dato che ChatGPT non può ancora aiutarti in questo (arriverà), per ora ti auguro buona fortuna.

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