So kategorisierst und verschlagwortest du WordPress-Beiträge einfach in großen Mengen neu

Es ist interessant: Je nachdem, wen du fragst, kann das Neuordnen der Taxonomie einer WordPress-Website wie eine riesige Sache oder wie eine Kleinigkeit wirken. Vor allem, wenn man es noch nie gemacht hat.

Und wenn die Website klein ist, ist es ziemlich einfach, selbst wenn man Beitrag für Beitrag vorgeht.

Wenn die Website jedoch eine gute Anzahl an Beiträgen hat, wird es kompliziert, denn die Auswirkungen sind relevant:

• Kategorien (neue und alte).
• Schlagwörter (dito).
• Unterkategorien (das Gleiche).
• Slugs.
• Alte oder unveröffentlichte Artikel.
• Import-Plugins.
• Export-Plugins.
• Angst, den halben Blog zu zerschießen.
• Oder das SEO…

Natürlich sollte die manuelle Option Beitrag für Beitrag die letzte sein, sowohl wegen der Zeit als auch wegen der Fehlergefahr.

Deshalb ist es unverzichtbar, den Weg klar zu haben, bevor du irgendetwas anfasst. Genau das erkläre ich hier, weil ich es gerade für diese Website gemacht habe.

In meinem Fall wollte ich etwas sehr Konkretes tun: die redaktionelle Organisation der Website verbessern und nur das Nötige anfassen, ohne die Hauptstruktur von Kategorien oder Schlagwörtern zu ändern, außer mit klarer Begründung.

Also nichts komplett von Grund auf neu bauen, keine Taxonomien massenhaft löschen und keine neuen Schlagwörter erfinden, nur weil es geht. Alles mit dem Sinn, darauf aufzubauen, nicht das Fundament neu zu machen.

In diesem Artikel erzähle ich dir den kompletten Prozess, falls du etwas Ähnliches auf deiner Website machen möchtest.

Los geht’s.

Bevor man irgendetwas anfasst, das Ziel: was ich erreichen wollte

Die Ausgangsidee war einfach: eine besser organisierte Website, damit Beiträge leichter zu klassifizieren, zu navigieren und wiederzuverwenden sind.

In meinem Fall war die allgemeine Struktur bereits klar und ich wollte sie nicht ändern. Die Website ist in drei große Blöcke organisiert:

• Technologie.
• Freizeit.
• Business.

Und ja, in Zukunft kann sie wachsen und mindestens eine weitere Säule dazukommen, aber jetzt war nicht der Moment dafür.

Was ich jetzt wollte, war, die bestehende Taxonomie zu analysieren und zu bereinigen, was überflüssig war, oder hinzuzufügen, was fehlte. In diesem Sinne war die wichtigste Regel diese:

Keine neuen Kategorien oder Schlagwörter erstellen, wenn sie in bereits veröffentlichten Artikeln keinen echten Nutzen haben.

Das heißt, es war keine theoretische Übung über “die Themen, über die ich im Blog schreiben sollte”, sondern “wie man das besser organisiert, was bereits geschrieben ist”.

Das ist wichtig, denn einer der üblichen Fehler in WordPress ist, Schlagwörter impulsiv zu erstellen. 

Einen Tag schreibst du über ein Tool und erstellst ein Schlagwort. Am nächsten sprichst du über einen Film und erstellst ein weiteres. Dann veröffentlichst du eine Rezension, einen Guide, ein Tutorial, einen Vergleich… und am Ende hast du Dutzende Schlagwörter mit einem oder zwei Artikeln.

Das hilft nicht. Es verschmutzt nur UX und SEO. 

Schritt-für-Schritt-Tutorial

Beginnen wir also mit dem Ablauf, dem ich gefolgt bin. Ich erkläre jeden Punkt, damit du ihn gut verstehst.

Schritt 1: WordPress-Beiträge exportieren

Als Erstes habe ich eine Liste der Beiträge mit ihren Grunddaten erstellt.

Dafür habe ich das Plugin verwendet WP All Export.

Du installierst und aktivierst es wie gewohnt.

Nach der Installation erstellst du einen Beitrags-Export:

All Export > New Export

Und wählst:

Specific Post Type > Beiträge

Die wichtigen Felder für den Export waren in meinem Fall:

ID
Title
Permalink
Categories
Tags

Das Schlüsselfeld ist die ID.

Du kannst mit Titeln arbeiten, aber du solltest Massenänderungen nicht nur über den Titel als Referenz importieren, weil es ähnliche Titel, künftige Änderungen oder Duplikate geben kann. Die WordPress-ID ist viel sicherer.

Schritt 2: die Tabelle bearbeiten

Das ist der wichtigste Schritt, wenn du Ergebnisse willst. Es ist der Moment, über diese Rekategorisierung und Neuverschlagwortung nachzudenken.

In meinem Fall nahm ich die exportierte CSV und gab sie an drei KIs (Claude, NotebookLM und ChatGPT), damit sie sie bewerten und mir Änderungen vorschlagen.

In der ersten Interaktion und mit denselben Prompts waren die Ergebnisse ähnlich: die drei KIs schlugen Änderungen am Kategorienbaum und eine ordentliche Menge neuer Schlagwörter vor.

Das war nicht, was ich suchte.

Wie gesagt: Ich wollte eine praktische Übung — die Kategorisierung und Schlagwörter der aktuellen Inhalte verbessern — und keine redaktionelle Karte über Themen, über die ich schreiben sollte.

Das änderte sich deutlich, als ich den KIs das erklärte und vor allem eine Nuance hinzufügte:

Jede neue Kategorie, Unterkategorie oder jedes neue Schlagwort, das sie vorschlugen, sollte mindestens vier aktuelle Inhalte haben.

Dann änderte sich die Sache, und auch wenn eine KI weiter auf Rekategorisierung bestand, sank die Zahl neuer Schlagwörter.

In dieser ersten Phase beschloss ich, nichts zu löschen, weil meine aktuelle Taxonomie besser passte als die Vorschläge. Aber ich fügte einigen Artikeln Unterkategorien hinzu und erstellte vor allem drei neue Schlagwörter, die wirklich Sinn ergaben:

Tutorial
Produktivität
Datenschutz

Die finale Arbeitstabelle, die ich ChatGPT bat zu erstellen, hatte diese drei Spalten:

Titel
Kategorien hinzufügen
Schlagwörter hinzufügen

Schritt 3: die Änderungen manuell prüfen

Wenn man die KI um etwas bittet, muss man es natürlich überprüfen.

Ich machte das mit den neuen Schlagwörtern und den hinzugefügten Unterkategorien. Zum Beispiel ergab es Sinn, Produktivität zu Beiträgen über Trello, Organisation, Arbeitswerkzeuge oder Prozesse hinzuzufügen.

Es ergab auch Sinn, Tutorial zu klar praktischen Beiträgen hinzuzufügen: GA4 einrichten, Tools installieren, Gmail mit eigener Domain nutzen, Stable Diffusion einrichten usw.

Und Datenschutz nur in Fällen, in denen es wirklich um mehr Privatsphäre im Internet, Browsing, Cookies oder VPN ging. Ich entfernte es aus allen Google Analytics-Artikeln, in denen die KI es unbedingt unterbringen wollte. Ich verstehe ihre Logik, aber sie ist nicht die, die ich für diesen Bereich teile.

Schritt 4: die neuen Schlagwörter vor dem Import erstellen

Vor dem Import habe ich die neuen Schlagwörter manuell in WordPress erstellt:

Das Plugin, das wir zum Import der bearbeiteten Excel-Datei verwenden, WP All Import kann beim Import neue Schlagwörter erstellen, aber ich mache das lieber vorher manuell, um Fehler zu vermeiden.

Warum?

Weil WordPress bei einem Tippfehler in der CSV am Ende Müll-Schlagwörter erstellen kann wie:

“Produktivitaet”
“Tutorials”
“Datenschutz”
“Datenschutz|”

Und danach muss man aufräumen.

Besser ist es, die richtigen Schlagwörter manuell zu erstellen und dem Importer zu sagen, dass er keine neuen Begriffe anlegen soll.

Schritt 5: die Importdatei vorbereiten

Um die Änderungen sicher zu importieren, bat ich ChatGPT, mir eine Datei mit diesem Format vorzubereiten:

ID
Titel
URL
categorias_a_anadir
etiquetas_a_anadir

Das Format für mehrere Schlagwörter war mit vertikalem Trennzeichen:

Tutorial | Produktivität

Ich verwende “|”, weil es sauberer ist als das Komma, wenn ich mit CSVs oder Excels arbeite.

Vereinfachtes Beispiel:

ID	Titel	categorias_a_anadir	etiquetas_a_anadir
225	Kann eine Mikrowelle das WLAN eines Unternehmens lahmlegen?		Produktivität
972	GCLID: was es ist und wie man es testet		Tutorial
2272	Trello-Tutorial		Tutorial | Produktivität

Diese Datei enthielt keinen Inhalt, keinen Auszug, keinen Slug und kein Datum.

Nur das Nötige, um Taxonomien hinzuzufügen.

Schritt 6: mit WP All Import importieren

Für den Import nutzte ich das bereits erwähnte Plugin, WP All Import, das der Bruder des Plugins ist, das wir zum Export genutzt haben (WP All Export).

Die Schritte sind:

All Import > New Import

Lade die von ChatGPT vorbereitete Datei hoch und wähle:

Existing Items > Beiträge

Ich wollte keine neuen Beiträge erstellen. Nur bestehende Beiträge aktualisieren.

Danach wollte ich im Taxonomie-Mapping die Felder so konfigurieren:

Kategorien (WP) => categorias_a_anadir (Excel)
Schlagwörter (WP)  => etiquetas_a_anadir  (Excel)

Dazu musst du die Variable auswählen, die im Feld oben rechts erscheint, wodurch das Feld in geschweiften Klammern so gefüllt wird:

Kategorien => {categorias_a_anadir[1]}
Schlagwörter => {etiquetas_a_anadir[1]}

Bei Kategorien behielt ich das hierarchische Trennzeichen bei:

> 

Um Werte wie diesen verwenden zu können:

Business > Marketing

Bei Schlagwörtern konfigurierte ich das Trennzeichen:

|

Das war grundlegend, weil die Datei so vorbereitet war:

Tutorial | Produktivität

Hätte ich das Komma als Trennzeichen gelassen, hätte der Importer die Schlagwörter nicht richtig getrennt.

Schritt 7: den Abgleich per ID konfigurieren

Das ist ein grundlegender Teil.

Im Import-Konfigurationsbildschirm wählst du:

Versuchen, vorhandene Beiträge zuzuordnen, bevor neue erstellt werden

Und danach:

Post ID

Dort ziehst du das dynamische Feld aus der CSV hinein, genau wie zuvor bei Kategorien und Schlagwörtern:

{id[1]}

Die richtige Konfiguration war:

Match per Post ID: {id[1]}

So weiß WordPress genau, welchen Beitrag es aktualisieren muss.

Schritt 8: nur Taxonomien aktualisieren

Im selben Bildschirm wählst du:

Informationen zum Aktualisieren auswählen

Und markierst nur:

Taxonomien (inkl. Kategorien und Schlagwörter)

Du lässt daher unmarkiert:

Titel
Inhalt
Slug
Datum
Status
Autor
Bilder
Benutzerdefinierte Felder
Auszug

Ich will keine Überraschungen, also verhindere ich so, dass der Importer irgendetwas an diesen Feldern ändert. 

Tatsächlich zeigte WP All Import eine Warnung an, dass der Titel leer war. Aber das war egal, weil der Titel nicht aktualisiert werden sollte.

Hätte ich “Alle Informationen aktualisieren” markiert, wäre es übel geworden.

Schritt 9: hinzufügen, nicht ersetzen

Eine weitere wichtige Option innerhalb der Taxonomien ist:

Nur neue Begriffe hinzufügen

Das bedeutet, dass WordPress die neuen Kategorien und Schlagwörter hinzufügt, aber die bereits vorhandenen jedes Beitrags nicht entfernt.

Ich nutzte nicht:

Replace existing terms

oder etwas Ähnliches.

Die Absicht war klar: Taxonomie hinzufügen, nicht ersetzen.

Außerdem ließ ich aktiviert, was ich vorher erwähnt hatte:

Do not create new terms

Das verhindert, dass der Importer versehentlich neue Kategorien oder Schlagwörter erstellt.

Schritt 10: einen Test mit einem einzigen Datensatz machen

Bevor man die kompletten 102 Datensätze importiert, sollte man mit einem einzigen Beitrag testen.

Dazu markierst du in den erweiterten Einstellungen:

Nur bestimmte Datensätze importieren

Und gibst ein:

1

Der erste Beitrag war in meinem Fall:

Kann eine Mikrowelle das WLAN eines Unternehmens lahmlegen?

Das Ziel war zu prüfen, ob es das Schlagwort hinzufügte:

Produktivität

Ohne sonst etwas anzufassen.

Das Log am Ende des Imports bestätigte:

·        Bestehenden Beitrag gefunden.

·        Titel beibehalten.

·        Slug beibehalten.

·        Inhalt beibehalten.

·        Datum beibehalten.

·        Autor beibehalten.

·        Die Taxonomie post_tag importiert.

·        Das Schlagwort Produktivität hinzugefügt.

Damit hatte ich genug Vertrauen, um den vollständigen Import auszuführen.

Schritt 11: alle Datensätze importieren

Danach entfernte ich die Begrenzung auf bestimmte Datensätze und führte den vollständigen Import aus.

Die Datei hatte 102 Datensätze.

Nach dem Import bestätigte das Log, dass der Prozess so funktionierte, wie ich es wollte. Aber man musste es visuell überprüfen

Schritt 12: die Zähler prüfen

Am Ende prüfte ich einen Bereich in WordPress, den ich mir mit Zählern für Schlagwörter und Kategorien erstellt habe. Die erwarteten Ergebnisse waren:

Schlagwort	Erwartete Beiträge
Tutorial	90
Produktivität	20
Datenschutz	4

Das stimmte mit den Plugin-Berichten überein, also war die Datei korrekt importiert worden.

Zusammengefasste Konfiguration von WP All Import

Die finale Konfiguration ist diese:

Tipo de importación:
Existing Items > Entradas

Match:
Post ID = {id[1]}

Actualizar:
Solo taxonomías

Categorías:
Campo = {categorias_a_anadir[1]}
Separador jerárquico = >

Etiquetas:
Campo = {etiquetas_a_anadir[1]}
Separador = |

Modo:
Solamente agregar nuevo

Términos nuevos:
Do not create new terms

Tipps zum Prozess

Ich wiederhole einige der wichtigsten Dinge aus dem Prozess, wenn du willst, dass alles gut läuft.

Erstens: redaktionelle Prüfung und technischen Import sollte man nicht vermischen.

Zuerst legst du die Taxonomie fest. Allein oder mit Hilfe der KI.

Dann bereitest du die Datei vor. 

Dann importierst du. 

Schritt für Schritt. Wenn du alles gleichzeitig machen willst, ist es leicht, Fehler zu machen.

Zweitens: die WordPress-ID ist Pflicht, um sicher zu arbeiten. Der Titel dient zur Prüfung, aber nicht zum Abgleichen von Beiträgen.

Drittens: Es ist sinnvoll, mit einem Beitrag zu testen bevor du den vollständigen Import startest. Eine schlecht getrennte CSV oder eine falsche Option kann ordentlich Chaos verursachen.

Viertens: die automatische Erstellung von Begriffen zu deaktivieren reduziert Fehler. Wenn der Begriff nicht existiert, ist es mir lieber, dass er nicht importiert wird, als dass WordPress falsch geschriebene Schlagwörter erstellt.

Fazit

Eine WordPress-Website zu rekategorisieren und neu zu verschlagworten ist nicht schwierig, aber es erfordert Methode.

Ich empfehle dir nicht, das im Beitragseditor einzeln zu machen, außer du hast sehr wenige Artikel. Wenn du eine Website mit Jahren an Inhalten hast, ist es am vernünftigsten, mit einem Export zu arbeiten, ihn in Excel zu prüfen und einen kontrollierten Import zu machen.

Auch wenn der 12-Schritte-Ablauf lang erscheinen kann, ist er sehr bequem. Und Kategorien und Schlagwörter außerhalb von WordPress, in Excel oder Ähnlichem, zu bearbeiten, ist unverzichtbar für mittlere oder große Sites.

Diesen Prozess zu kennen ist eine dieser unsichtbaren Arbeiten, die eine Website leichter verwaltbar, navigierbar und verbesserbar machen, während sie durch neue Inhalte wächst.

Und vor allem kannst du es selbst tun, ohne Entwickler und ohne etwas kaputtzumachen. Schritt für Schritt und ohne Code anzufassen.

Kanntest du diesen Prozess? Machst du es anders? Ich lese dich in den Kommentaren.